Warunki organizacyjne i techniczne

Warunki organizacyjne i techniczne

2012-01-20 00:00:00

Przy organizacji wesela należy wziąć pod uwagę wszystkie szczegóły, zarówno dotyczące sali, oprawy muzycznej czy wyposażenia. Zgranie nawet drobnych detali stanowi gwarancję idealnego przyjęcia weselnego!

W poniższym tekście postaram się przedstawić najważniejsze warunki dotyczące miejsca, które warto sprawdzić już na etapie wyboru sali:

WYMIARY POMIESZCZENIA I PARKIETU:
Trzeba upewnić się, czy realizacja zaplanowanego wydarzenia wraz ze wszystkimi atrakcjami w ogóle jest możliwa. Przykłady pominięcia tego parametru:
- zamówiony zostaje znany zespół składający się z wielu muzyków i po rozłożeniu instrumentów okazuje się, że nie ma w ogóle miejsca do tańczenia

- po wstawieniu podwyższenia (sceny) wykonawcy zahaczają głowami o sufit lub zamontowane lampy
- nie dochodzi do skutku występ żonglujących butelkami barmanów, bo bar znajduje się w miejscu niewidocznym z sali, ewentualnie sufit znów jest za nisko

- perkusista nawet bez nagłośnienia robi tyle hałasu, że zamawiający zgadzają się, aby grał jedynie DJ
- przestrzeń jest tak duża, że nie słychać zapowiedzi, a nagłośnienie jest niedostosowane do wielkości obiektu, powodując potężne echo

DODATKOWE UDOGODNIENIA:
Warto sprawdzić posiadane przez wynajmującego salę miejsce i wyposażenie udostępniane osobom organizującym przyjęcie jak na przykład dodatkowa sala na garderobę, sala dla dzieci, sprzęt multimedialny do prezentacji zdjęć, możliwość udostępnienia wyposażenia typu szkło, lód oraz sprzętu do obsługi show barmana, etc.

WARUNKI ORGANIZACYJNE:
Przed podpisaniem umowy warto ustalić godziny udostępnienia obiektu oraz szczegóły montażu i demontażu dekoracji i techniki. Warto wiedzieć np. o otwarciu restauracji dla gości zewnętrznych (często w hotelach) czy ewentualną możliwość przedłużenia przyjęcia (na przykład  ze względu na kolizję z wydawanymi w hotelach śniadaniami nie zawsze jest to możliwe). Nowożeńcom nieraz wydaje się, że rezerwując dane miejsce otrzymują wszystko na wyłączność. Tak oczywiście bywa, ale są też sytuacje, że na przykład w danym miejscu odbywa się w dzień komunia, po której sala jest przearanżowana na przyjęcie weselne i powieszenie dodatkowych dekoracji jest mocno ograniczone.

ZESPÓŁ ORAZ DJ:
Warunki do spełnienia przez organizatora na potrzeby zespołu muzycztnego lub DJ-a również są istotne. Większość zawodowych zespołów lub DJ-ów posiada swoje ridery techniczne i dokładnie określa warunki organizacyjne. Rider jest listą wymagań, które należy spełnić angażując danego wykonawcę. Często warunki te stanowią integralną część umowy z wykonawcą. Nie zagłębiając się w szczegóły warunkami tymi mogą być:
- zapewnienie odpowiedniego sprzętu łącznie z podaniem parametrów technicznych (nagłośnienie, oświetlenie, scena), jeżeli zespół nie zapewnia go w ramach umowy wraz z obsługą
- akomodacja – wyżywienie i ewentualne zakwaterowanie oraz przygotowanie garderoby
- czas występu, próby technicznej, montażu i demontażu
- inne specjalne oczekiwania – na przykład zapewnienie ochrony, wyposażenia garderoby (np. w duże lustro, wieszaki, wentylator), szczególne menu, itp.

INNI WYKONAWCY:
Swoimi potrzebami nie wykraczają zazwyczaj poza wymagania zespołów, jednak warto zwrócić uwagę na przywołany wcześniej przykład show barmańskiego, który wiąże się z koniecznością zaangażowania obiektu w dostarczenie szkła, lodu, dodatkowej obsługi oraz wydzieleniem odpowiedniego miejsca. Kolejnym przykładem są wydarzenia specjalne w stylu tancerze ognia czy pokazy fajerwerków, które wymagają zadbania o bezpieczeństwo uczestników. Artyści, którzy mają krótki występ około północy, zazwyczaj nie przeprowadzają prób, bo musieliby zrobić to wiele godzin wcześniej, a potrzebują jedynie sprawnego mikrofonu bezprzewodowego.

Ważne jest aby pamiętać o pytaniach do wykonawców o ich wymagania organizacyjne.

 

Włodek Klepacki